Организация и хранение документов: удобно и красиво

Правила хранения документов в архивном коробе

• Подписывайте или маркируйте короба. Если на упаковке нет специального окошка для записей, удобно использовать самоклеящиеся этикетки.
• Плотно закрывайте клапаны и крышки, чтобы свет и пыль не проникали внутрь упаковок.
• Не ставьте архивные коробки с бумагами в помещениях с повышенной влажностью. Нельзя допускать резкого колебания влажности и температуры.
• При хранении архивных коробок должно быть более одного метра до отопительных приборов.
• Храните короба как можно ближе друг к другу. Так при пожаре огонь распространяется медленнее и больше документов останутся в целости, их успеют спасти.

Удобное хранение документов в электронном виде

Паспорта, свидетельства о браке, разводе, рождении необходимо сканировать. В случае утраты их будет проще восстановить по распечатанным копиям. Скинуть информацию можно на флешку, а продублировать в облачном хранилище, например Яндекс Диске, Гугл Драйве или Дропбокс. Если накопитель информации выйдет из строя, сведения останутся целыми на сервере.

Нужные инструкции, гарантийные талоны можно сложить в один отдельный органайзер, для хранения документов дома. Руководства, которые редко нужны, переводят в электронный вид. Для этого можно создать текстовый файл в ноутбуке, и туда занести полные названия, маркировку всей имеющейся бытовой техники. Можно часть инструкций отсканировать или сфотографировать.

Совет!
Электронное хранение инструкций — это удобное размещение, которое экономит место у вас в жилище.

Электронные способы хранения позволяют сохранить информацию по строительным материалам, декоративной отделке. В любое время можно открыть файл и просмотреть сведения о производителе, названии колера, коллекции:

1. плитки;
2. линолеума;
3. обивочной ткани.

Отсканированные брошюры, инструкции удобно читать на мониторе. Обычно руководства печатают очень мелким шрифтом. Фото можно увеличить до удобного для чтения размера.

Совет!
Скорее всего, в интернете уже есть инструкции от вашей бытовой техники. Найдите её по названию модели. Вам не придется фотографировать и сканировать инструкцию самостоятельно.

Как хранить тетрадки?

Для школьника, студента и педагога документы – это тетрадки. На рабочей поверхности стола можно установить картонные, пластиковые или деревянные накопители для документов (стойка угол) и разложить тетрадки.
Чтобы школьникам и студентам не запутаться в тетрадках, лучше брать разные обложки для каждого предмета.

Пример организации хранения школьных тетрадей

Готовый холдер для хранения школьных принадлежностей

Выбирайте наиболее оптимальный способ хранения документов в домашних условиях и тогда все документы всегда можно будет найти, в экстренных случаях подсказать родным, где они лежат.

Как организовать хранение документов дома

Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба.  Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:

1. перебрать;
2. выкинуть неактуальное;
3. рассортировать остатки.

Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.

Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.

Легко можно избавиться от:

1. чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
2. уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
3. квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
4. устаревших гарантийных талонов, инструкций.

Наводим порядок: сортировка

Перед тем, как выбрать подходящий способ хранение документов дома, воспользуйтесь идеей сортировки с последующей систематизацией. Сортировка нужна для того, чтобы выявить бумаги с истекшим сроком давности.

Особенно предусмотрительные личности имеют привычку припрятывать каждую бумажку, попавшую к ним в руки, включая продуктовые чеки и справки. Стремление похвальное, но имеет обратную сторону: бумажный архив разрастается до неприличных размеров и на поиск действительно нужного документа тратится неприличное количество времени.

Срок давности бумаг варьируется от месяца и до бесконечности, поэтому имеет смысл проредить бумажные залежи, чтобы избавиться от бесполезного балласта. Информацию о сроке давности документа проще всего получить у того, кто его выдает. Постоянно (пока они актуальны) хранятся следующие типы бумаг:

• Документы на недвижимость, машину (пока вы владелец).
• Семейные: свидетельства о браке и рождении, завещания.
• Касающиеся образования (аттестаты, дипломы), работы и выхода на пенсию.
• Нотариально заверенные бумаги.
• Касающиеся здоровья, например, выписки из больницы, результаты обследований. Корешки квитанций частных клиник, которые могут понадобиться для страховых выплат, сберегают 2 года.

Чеки на крупные и дорогие покупки сохраняются в течение срока, указанного в гарантийном талоне, в стандартном случае — 12 месяцев. Квитанции и чеки об оплате коммунальных услуг, а также услуг врача, преподавателя, адвоката необходимо сберегать 3, максимум 5 лет, после чего от них избавляются.

Систематизация

Наконец, вы избавились от бесполезных, с истекшим сроком давности, квитанций и справок. Пришло время решить, как хранить документы дома в порядке; идеи по упорядочиванию просты и предлагают три подхода к систематизации.

Чаще всего бумаги рассортировывают по категориям, логически вытекающим из сферы применения документации.

В этом случае появляются следующие группы:

• документы на жилье,
• налоговые,
• медицинские и далее по необходимости.

Отдельные категории выделяются для квитанций об оплате коммунальных услуг, а также для чеков с гарантией.

Иногда удобно хранить персонально личные документы каждого члена семьи; отдельно содержатся бумаги родителей и детей. Если в доме имеются животные, сортировка касается также и их. 

В отдельных случаях хозяевам удобнее упорядочить бумаги по частоте использования:

• Архивные (вечного хранения). Сюда помещают как документы на жилье, так и памятные вещи, например, фотографии.
• Базовая документация. Эти бумаги нужны время от времени, поэтому их держат отдельно. Это паспорта, дипломы, сертификаты, медицинские карты.
• Активные (текущие). Квитанции по оплате услуг, а также важные заметки, которые делаются наспех и имеют обыкновение теряться, если их сразу не поместить в определенное место.

Секреты уборки

Опытные хозяйки советуют, уходя на работу заливать унитаз чистящим средством. Тогда он всегда будет сиять белизной.

• Справиться с шерстью в любом месте поможет ролик с липкой лентой.
• С потертостью и царапинами на кожаной мебели –обувной крем.
• С известковым налетом на смесители и насадке душа – столовый уксус. Им также удаляют накипь с чайников и кофе машины.
• С пятнами на мягкой мебели идеально справляется сухая пищевая сода.

Пыль будет меньше оседать на мебели, если ее протереть кондиционером для белья.

Эти простые советы помогут женщине, затрачивая минимум усилий для поддержания порядка в доме, не превратиться в Золушку из сказки.

Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото

Помимо уже рассмотренных вариантов, для упорядочивания бумаг можно приобрести:

• Сортер.
• Канцелярские конверты.
• Вертикальные лотки.
• Стойки.
• Портфели.
• Запираемые на замки кейсы.

Для своего же комфорта стоит соблюдать следующие правила:

1. Чем реже пользуетесь бумагами, тем дальше их ставьте.

2. Основные группы должны быть собраны по самым крупным папкам (боксам и так далее).

3. Помните о размерах и экономии пространства – мелкие вещи держите вместе по несколько штук.

4. Чем больше файлов переведете в электронный вид, тем лучше.

5. Регулярно проводите ревизию своего архива и убирайте оттуда то, что потеряло актуальность.

Рекомендации по выбору

Перед тем как приобрести то или иное приспособление для хранения важных бумаг, полезно учесть несколько моментов:

1. Материал изделия. Картонные, металлические, пластиковые или железные — тип хранилища уместно подбирать под конкретный интерьер помещения.
2. Частота перемещения документов. Если хранящиеся в коробке или органайзере бумаги нужно часто доставать, лучше приобрести легковесное изделие. Подойдет подставка-органайзер, папка-регистратор или малый архивный короб, выполненные из пластика или картона. Для хранения архивов и прочей документации, которая не требует частых просмотров, подойдут большие архивные короба или металлические сейфы.
3. Объем хранящихся документов. Для хранения текущей корреспонденции и бумаг, которые в дальнейшем подлежат уничтожению, достаточно обзавестись многоуровневым лотком. В подставке-органайзере и папке-регистраторе удобно хранить документы, но в эти приспособления поместится определенное их количество. Для хранения большого объема бумаг подойдут архивные короба и железные ящики с несколькими полками.
4. Конфиденциальность. Ценные бумаги, которые может видеть только их владелец или руководитель предприятия, лучше хранить в сейфе или кейсе с замком. Для документов, к которым разрешен свободный доступ, подойдут все остальные типы хранилищ.

Как сделать своими руками?

Прежде чем делать домашнее овощехранилище своими руками, нужно учесть некоторые тонкости:

• определиться, какие именно овощи будут храниться в таре — от этого будет зависеть материал изготовления тары;
• учесть температуру и влажность помещения, в котором будет стоять овощехранилище: кухня, балкон, подвал и т.д.
• определить размер, форму и конструкцию желаемого контейнера.

Коробка из реек и брусков

Этот вариант хранилища подойдёт, если в помещении стоят стеллажи, на которых нужно размещать овощи. Ящики можно поставить в помещении со стабильной температурой, тогда конструкция не потребует дополнительного утепления.

Материалы:

• бруски толщиной 2 или 1.5 см;
• рейки;
• гвозди, молоток/саморезы, шуруповёрт;
• ручная ножовка или электрический лобзик.

Чаще всего ящики, в которых хранится картофель, делают с размерами сторон 80 х 60 см и высотой бортиков 80-100 см. Морковь и прочие корнеплоды хранят в изделиях с высотой 40-50см.

Этапы работы:

1. Нарезать бруски по размерам будущей коробки. Если габариты изделия 80 х 60, понадобятся 2 бруска по 80 см длиной и столько же — по 60 см. Также понадобится еще 4 бруска длиной, которая равна высоте ящика.
2. Бруски соединить между собой для получения объемного каркаса. Детали соединяются саморезами и гвоздями.
3. С помощью реек сбить сначала торцевые стороны, затем — бока, а затем — дно. Особых усилий это не потребует, главное — соединить все ровно, чтобы изделие не перекосилось. Обязательно делать зазоры для вентиляции по 2-3 см между рейками.

Как сделать деревянный ящик своими руками, видео-инструкция:

Новая жизнь старого холодильника

Если холодильник отслужил своё, не стоит торопиться выбрасывать его на свалку. Из этого прибора получится хорошая мини-камера, в которой можно хранить овощи на балконе зимой. Не совсем ящик, но очень удобное и функциональное изделие.

Как использовать:

1. Холодильник перенести на балкон, промыть и высушить.
2. Уложить на пол задней стороной вниз. Дверцы располагаются вверху и прибор играет роль ларя.
3. Овощи уложить внутрь ларя и накрыть тканью — она нужна для впитывания лишней влаги.
4. Зимой ларь нужно периодически открывать для проветривания.

Системы хранения: ящик, папка, коробка или органайзер

Организация хранения документов дома начинается с определения количества оставшихся после инспекции бумаг, их предназначения. У предпринимателя, который зарегистрировал ИП по своему адресу, кроме личного архива будет накоплено много бухгалтерских отчетов и иной специфической информации.

Папки для хранения документов дома должны быть подписаны и установлены в короб для деловых бумаг. Маркировка делается на корешках.

Система хранения документов дома начинается с классификации носителей информации по их типу. Придется купить папки хранения для дома следующих видов документов:

1. учеба (дипломы, сертификаты об окончании курсов);
2. работа (трудовая книжка, договор с работодателем о найме, справки из центра занятости, благодарственные письма);
3. любые правоустанавливающие бумаги на недвижимое имущество, банковские счета (договора ренты, дарения, купли — продажи, свидетельство о вступлении в наследство);
4. семья (удостоверения личности, национальные и заграничные паспорта, СНИЛС, свидетельства о рождении, браке, разводе).
5. займы (договоры с кредитными организациями, квитанции о погашении долга, выписки);
6. покупки (чеки, гарантийные талоны, инструкции);
7. коммунальные расчеты (оплаченные счета).

Остается разложить папки по коробам и ящикам, предназначенным для хранения документов дома. Выбор приспособления зависит от финансовых возможностей и фантазии владельца архива. Это может быть:

1. Большая коробка для хранения документов. Между установленными в нее файлами, устанавливают разделители.
2. Папка с файлами. Большая папка с уже установленными файлами может заменить коробку.
3. Железный сейф или бокс для хранения документов пригодится предпринимателю, который держит в своей квартире финансовые отчеты и другие важные бумаги.
4. Кейс. Небольшой чемоданчик, закрывающийся на ключ, подходит для транспортировки ценных документов.

Вариантов много, хорошие идеи, как организовать хранение документов можно посмотреть в видео.

Несгораемый железный ящик для хранения документов и ценностей дома, актуален, если в нем держат:

1. бумаги, подтверждающие право собственности;
2. личные печати;
3. большие суммы наличных средств.

Систематизация

Основа для хранения бумаг дома, согласно которой все документы нужно упорядочить, то есть разделить по категориям. И вот тут есть 3 подхода.

1. Сортировка осуществляется по сфере применения. То есть паспорт и права держат в одной папке, медицинские справки – в другой, квитанции – в третьей. Это просто и эффективно, уже не запутаешься.
2. У каждого члена семьи есть свой персональный ящик, в который человек может сложить все необходимое. Здесь каталогизация обычно выполняется для родителей, детей и даже домашних животных. Опять же, упрощает жизнь, но стоит учитывать, что в таком варианте у мамы с папой со временем может накопиться гораздо больше свидетельств и справок, чем у Шарика.
3. Проводится классификация бумаг по частоте их использования. Они делятся на архивные «вечные» (фото, техпаспорт на квартиру), базовые, необходимость в которых возникает периодически (водительское удостоверение, медкарта, диплом), и текущие активные, воспользоваться ими придется в ближайшее время (квитанции, чеки).

Все перечисленные способы хранения документов могут подвергаться индивидуальным «доработкам» – в зависимости от конкретной ситуации. Но даже в своем базовом виде каждый из них полезен, так как существенно экономит время на поиск срочно понадобившейся справки или не дает свидетельству о рождении затеряться на антресолях.

Какому бы методу вы ни отдали предпочтение, необходимо помнить, что рабочие и личные бумаги стоит держать отдельно или как-то разделять между собой

В принципе, чем больше параметров сортировки, тем лучше, но в разумных пределах – важно не переборщить и рационально использовать имеющееся место, чтобы не было так, что в большом ящике лежит всего лишь одна маленькая выписка

Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи

Отсканируйте паспорта всех членов семьи, а также свидетельства о рождении или о вступлении в брак. Тогда, в случае утери или порчи чего-то из этого списка, потерю можно будет сравнительно быстро восстановить по существующей копии. А после добавьте их в облачное хранилище Гугла или Яндекса и отдельно сбросьте на флешку – чтобы у вас было сразу два источника для восстановления.

Сложите в один из органайзеров гарантийные талоны и инструкции ко всей бытовой технике. Если какими-то из них вы не пользуетесь, отсканируйте их, спрячьте физические носители подальше и смело выбрасывайте, когда пройдет 12 месяцев с момента их выдачи.

А как вы храните документы дома? Наверняка некоторые из них можно перевести в электронный вид, и это будет сразу в нескольких смыслах практичное решение:

• Какие угодно брошюры и листы достаточно комфортно читать с монитора, тем более что их в любой момент можно увеличить или уменьшить по желанию;
• Маленький файл MS Word или Excel успешно заменяет собой целый ворох каталогов с теми же строительными или декоративными материалами, и необходимую информацию в нем вы найдете гораздо быстрее.

Кстати, большинство инструкций на все модели бытовой техники и так уже лежат в интернете – на сайтах ее производителей – остается лишь скачать нужную, даже сканировать ничего не потребуется.

Нетривиальные способы хранения документов

Описанное кажется скучным? Не беда! Есть более интересные, удобные способы хранения бумаг.

Доска-органайзер. Существует много вариантов такого приспособления. В простейшем виде она представляет собой панель, к которой кнопками прикрепляются бумаги. В более сложных версиях доска может иметь небольшие ящички и подвесные крепления.

Мини-комод. Он абсолютно такой же, как и обычный комод, но гораздо меньше. В нем очень удобно хранить документы. Будучи отсортированными в разные отсеки, они никогда не потеряются! Ящики в комоде могут иметь разный размер: маленькие – для мелких бумажек, большие – для чертежей.

Подвесной ящик. Просто небольшая коробка или корзина, прикрепленная к стене на манер почтового ящика. В такой штуке, размещенной в прихожей, удобно хранить приносимые письма и квитанции.

Карман-конверт. Аналогичен предыдущему варианту, но представляет собой не коробку, а конверт. Прикрепить его можно к столу, холодильнику, шкафу. Позволяет хранить временно необходимые документы, не занимая ценное пространство.

Рекомендуем: Как правильно хранить манку, чтобы она не испортилась и не стала добычей жучков?

Корзина для бумаг. Нет, не мусорная – специальная, для хранения. Ставится на стол или в шкаф, может иметь несколько отсеков. Простой, недорогой, но эффективный способ хранить документы.

Часто используемые бумаги можно держать в папке-портфеле. Она имеет ручку для переноски. Сконструирована так, чтобы документы в ней не помялись. Обычно рассчитана на бумаги формата А4. При необходимости, чтобы не тратить время на поиски нужных корочек, можно просто схватить папку-портфель и побежать по делам.

Насколько безопасен ваш дом?

Если не позаботиться о рациональном хозяйстве, то даже в собственном доме любому человеку может грозить множество неприятных событий

И особенно важно соблюдать определенные правила безопасности, когда в доме есть маленькие дети

Они не знают, что опасно, а что – нет.

Даже в защищенный дом может крыть в себе опасность Большая часть детского травматизма, особенно, в самом раннем возрасте, приходится на травмы в собственном доме. Каждому из вас известны истории о том, как дети переворачивали на себя кастрюли с кипятком. Или пили лекарства, легкомысленно оставленные в зоне их доступности. И хорошо, если детей удавалось спасти. Но ведь бывают и трагические исходы.

Впрочем, даже если в доме нет малышей, то и взрослым надо соблюдать некоторые правила, чтобы не оказаться в опасном или неприятном положении.

Этапы работ по приему документов на хранение

Доставка архивных коробов к Вам в офис

Доставляем архивные короба и другие расходные материалы для упаковки документов в удобное для Вас время. Вы можете самостоятельно осуществить упаковку документов в короба либо доверить это нашим специалистам.

Систематизация и упаковка документов в короба

Наши сотрудники осуществляют систематизацию документов по годам, видам, группам, упаковывают их в короба для последующей перевозки.

Составление описи документов

На этом этапе составляется подробная опись ваших документов с указанием короба, где находятся документы. На основании этой описи вы легко сможете искать и запрашивать нужные вам документы.

Как хранить инструкции к бытовым приборам?

Человек за свою жизнь приобретает много разных приборов для себя: плойка, бигуди, фен, сотовый телефон, автомобиль, покупает приборы для дома: хлебопечка, тостер, микроволновка, утюг, отправитель и другие приборы пользования. Ко всем приборам, есть инструкция по применению. До того, как пользоваться товаром необходимо прочитать инструкцию по его эксплуатации, знать, что можно делать, а что делать нельзя, какой срок гарантии, возврата товара?

Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.

Прежде всего нужно заняться сортировкой, разложить на маленькие, средние и большие. Инструкции к приборам, которых уже нет в наличии можно выкинуть.

Коробка из под обуви.

Берём обычную картонную коробку из под обуви. Размер коробки зависит от того, сколько документов имеется. Если инструкций много, то лучше всего использовать длинную коробку из под зимних сапог.

Чтобы коробка служила долгое время, лучше обклеить её пакетом, упаковочной бумагой или использовать скотч.

Для хранения инструкций можно использовать обувные коробки

Берём коробку и вставляем большие инструкции, затем меньшего размера и ещё меньше. Убираем коробку с инструкциями в шкаф или кладовую, т.к коробка большая, тяжёлая, то лучше ставить на нижние полки.

Пластиковый контейнер.

Можно хранить документы в пластиковом контейнере. Сверху сделать цветные разделители и указать приборы или сделать алфавитный указатель.

Хранение документов в пластиковом контейнере

Если человек не выкидывает коробку из под прибора, то можно оставить инструкцию по применению внутри коробки. Например, можно хранить швейную машинку в коробке, чтобы она не пылилась и там же оставить инструкцию.

Что делать и как восстановить договор купли-продажи квартиры при утере

Договор получить проблематично. В этот период нотариальное удостоверение было не обязательно, а закон об обязательной госрегистрации не вступил в силу. Получить копию можно либо у второго собственника, а если не получается — запросить справку БТИ о владении имуществом.

Где можно получить копию договора купли-продажи квартиры

• паспорт;
• копию договора купли-продажи (если по случайности она осталась);
• иные документы, подтверждающие принадлежность квартиры получателю дубликата;
• доверенность, если оформлением дубликата занимается поверенный;
• при обращении в Росреестр или к нотариусу необходимо оплатить госпошлину.

Именно потеря свидетельства о собственности обычно вызывает наибольшую панику, особенно у людей старшего поколения. Например, такая клиентка была у частного риелтора Светланы Барченковой: «Пожилая женщина с мужем, сыном и его женой жила в квартире на проспекте Мира. К этой квартире путем многочисленных разменов и разъездов женщина шла около 20 лет, то есть жилье было выстрадано. И вот как-то перепуганная бабушка мне звонит и говорит, что невестка украла свидетельство о собственности. Женщина была уверена, что вместе с документом она потеряла и право на квартиру». Риелтор попыталась успокоить клиентку, заверив, что никакого перехода прав собственности не произошло, все данные о настоящей владелице хранятся в Регистрационной палате. Женщина немного успокоилась, однако заявила, что дубликат свидетельства надо сделать срочно. «Я предлагала бабушке подождать, вдруг документы найдутся, но она была непреклонна, – говорит Светлана Барченкова. – Примерно через месяц, когда уже был готов дубликат, сын подарил ей новый телевизор. Когда старый сняли со стола, чтобы выбросить, под ним обнаружилось то самое свидетельство».

Это интересно: По Каким Тяжким Стотьям Пройзошли Изменения С Первого Июля 2020